Naadloze planning en roostering

Een ingewikkelde puzzel

Als ik het met klanten over plannen en roosteren heb, komt elke keer min of meer hetzelfde beeld naar voren: dat het een behoorlijk complexe puzzel is om alles goed op elkaar te laten aansluiten. Daarin zie je ruw genomen twee verschillende situaties. Aan de ene kant is er de onderwijsinstelling die met veel externe factoren te maken heeft, zoals het inplannen van externe docenten of het boeken van externe locaties.

Voor deze partijen was de planningspuzzel altijd al een ingewikkelde. Maar ook voor onderwijsinstellingen die gebruik kunnen maken van hun “eigen” docenten en zalen wordt het steeds ingewikkelder: op welke kostenplaats kan de docent zijn tijd boeken, en is die drukbezette zaal wel beschikbaar? Bovendien wordt het in alle situaties in toenemende mate belangrijk om alle gegevens rondom inschrijvingen en deelnames goed vast te leggen, als het even kan natuurlijk digitaal.

Een andere complicerende factor is het feit dat je als onderwijsinstelling vaak behoorlijk ver vooruit moet en wilt plannen, vaak een half jaar of zelfs een jaar. Niemand kan de toekomst voorspellen, dus krijg je toch vaak te maken met last minute wijzigingen: omdat er te weinig deelnemers zijn, omdat de docent ziek is of de geboekte zaal tóch niet beschikbaar was.

Efficiënter werken met Course Management

Er zijn veel onderwijsinstellingen die bijvoorbeeld met Microsoft Excel werken voor het plannen en roosteren. En hoewel dat op zich prima werkt, denk ik dat er betere oplossingen zijn. Onze crm-oplossing Course Management biedt bijvoorbeeld een aantal grote voordelen op dit vlak.

01 -Alles in een centraal systeem

Ten eerste worden alle relevante gegevens rondom je planning en roostering vastgelegd in een centraal systeem. Er wordt dus niet meer gewerkt met verschillende Excel-bestanden, waardoor fouten en onduidelijkheden voorkomen worden. Bovendien voldoe je met Course Management ook aan de privacywetgeving.

02- Inzicht en vastleggen

Daarnaast is Course Management echt een spin in het web. Het is mogelijk om praktisch alle zaken die bij het plannen van een cursus of opleiding komen kijken, aan te sturen of vast te leggen. De contactgegevens van betrokken docenten zijn beschikbaar, en als het om interne docenten gaat, heb je ook makkelijk inzicht in hun agenda’s.

03- Verwerken van inschrijvingen

Het verwerken van inschrijvingen gaat ook erg eenvoudig in Course Management. Bovendien kun je dit grotendeels automatiseren als je een koppeling maakt met je website: deelnemers schrijven zich daar in, en de gegevens staan direct in je systeem.

04- Aanwezigheidsregistratie

Ook de aanwezigheidsregistratie wordt makkelijk: geen uitgeprinte lijstjes meer, maar een inlog voor de docent die makkelijk een vinkje zet bij de aanwezige cursisten. Een kind kan de was doen.

05- Herhaling

Een andere manier waarop Course Management het proces rondom planning en roostering vergemakkelijkt, is dat je heel eenvoudig aan kunt geven dat je een bepaalde training of cursus meerdere keren per jaar wilt geven. Jij hoeft alleen de start- en einddatum door te geven, en Course Management doet de rest.

06 -Financieel gemak

Tot slot speelt het financiële aspect ook een rol. Daar helpt Course Management bijvoorbeeld bij door de juiste gegevens via een koppeling door te sturen naar je boekhoudprogramma. Ook het verwerken van prijsafspraken en kortingen doe je rechtstreeks in de software, net als de afhandeling met externe locaties en docenten.

Meer dan planning en roostering

En dan hebben we het nog niet eens gehad over alle mogelijkheden die Course Management biedt op zaken die minder te maken hebben met planning en roostering, zoals je sales- of marketingproces.

Ik kan er bij wijze van spreken uren over vertellen, maar laat ik daar maar niet aan beginnen. Het lijkt me beter om je te vertellen dat je contact met ons kunt opnemen of verder kunt lezen over Course Management als je meer wilt weten!