Maak van je open dag een succes

Vaste prik: de open dag

Bij de meeste onderwijsinstellingen starten nieuwe studenten op 2 momenten in het jaar: begin september en begin februari. Maar voordat het zover is, moet je als onderwijsinstelling laten zien wat je in huis hebt. Een van de meest gebruikte manieren om dat te doen is een open dag.

Vaak is een open dag een groot evenement en gaat het om het grote plaatje: je laat in algemene zin iets zien over je onderwijsinstelling en welke opleidingen er allemaal zijn. Potentiële studenten zijn dus meestal nog in de oriënterende fase en bezoeken misschien wel open dagen van meerdere instellingen, waarbij ze ook naar meerdere opleidingen kijken.

Omdat het zo’n groot en belangrijk evenement is, zit de druk er vaak vol op. Iedereen is in rep en roer om er iets moois van te maken!

Checklist voor een succesvolle open dag

Er zijn ontzettend veel dingen waar je je mee bezig moet houden om van je open dag een succes te maken. Laat me een korte checklist geven die door veel van onze klanten gebruikt zou kunnen worden:

01-Locaties

Niet alleen een algemene ruimte waar alle opleidingen zich kunnen presenteren, maar ook zalen voor bijvoorbeeld presentaties en keynotes.

02-Opleidingen

Elke opleiding wil iets vertellen en dat moet gefaciliteerd worden. Tegelijkertijd zal iemand erop moeten letten dat de rode draad klopt en de onderwijsinstelling in het algemeen er goed op staat.

03-Mensen

Docenten die iets vertellen, studenten die ervaringen delen, vrijwilligers om de boel in goede banen te leiden en externe sprekers moeten allemaal begeleid worden.

04-Marketing

Om mensen naar je open dag te krijgen, zul je iets aan marketing moeten doen.

Data: de onmisbare schakel

Over het algemeen hebben onderwijsinstellingen wel de nodige ervaring om de randvoorwaarden van een open dag in orde te krijgen. Helaas zie ik dat er op marketinggebied nog wel vaak kansen worden gemist. Ik denk dat een CRM-oplossing voor praktisch elke onderwijsinstelling kan helpen.

Ten eerste helpt het om het inschrijven makkelijk te maken. Met een goede CRM-tool als basis kun je online formulieren presenteren op je website die het inschrijven voor de open dag en specifieke sessies vereenvoudigen. De gegevens worden direct vastgelegd in de CRM-tool.

Deze data kun je op allerlei manieren gebruiken. Bijvoorbeeld door je marketinginspanningen nauwkeuriger te maken: zie je dat de inschrijvingen vanuit een bepaalde regio achterblijven, dan kun je daar bijvoorbeeld extra zichtbaarheid creëren met posters in bushokjes of advertenties in lokale media. Onderwijsinstellingen als Zadkine, Firda en de Hogeschool Rotterdam hebben dit bijvoorbeeld succesvol toegepast.

Aanwezigheidsregistratie in CRM

Een andere fantastische toepassing van CRM in relatie tot open dagen is de aanwezigheidsregistratie. Na het inschrijven kun je potentiële studenten QR-codes sturen, waarmee ze zich op de open dag kunnen melden. Als ze zich niet hebben ingeschreven of de QR-code vergeten zijn, kun je hun gegevens met een eenvoudige app alsnog vastleggen in het CRM-systeem.

Deze data is ontzettend waardevol: je weet niet alleen wie iemand is, maar ook waar hij vandaan komt en wat zijn interesses zijn. Deze data kun je gebruiken voor marketingdoeleinden, of je zet het af tegen andere data die je in het CRM-systeem kunt verzamelen, om daar vervolgens weer wat van te kunnen leren.

Bovendien sla je twee vliegen in een klap: je hebt niet alleen een centraal systeem waar alle relevante data bij elkaar staat, maar je helpt potentiële studenten, vrijwilligers, docenten en anderen ook door praktisch alle drempels rondom aanmeldingen weg te nemen. En van een win-win-situatie is nog nooit iemand slechter geworden, volgens mij!