Optimaal cursusbeheer met Microsoft Dynamics 365

Een toekomstgerichte oplossing

Er is een aparte afdeling binnen de hogeschool die dit verzorgt: DP&O. Er werd gewerkt met een verouderde applicatie, waarvan eigenlijk niemand intern de juiste kennis had. Daarnaast zijn de teams binnen DP&O veranderd en zijn er cursussen ontwikkeld die niet ondersteund konden worden door het oude systeem. Hierdoor ontstond een wildgroei aan cursussen en het beheer hiervan buiten het systeem, wat voor onnodig veel gedoe zorgde. Kortom, het werd tijd voor iets nieuws: een flexibele, toekomstgerichte oplossing. Omdat er binnen Avans bovendien een sterke wens is om met Microsoft Dynamics 365 te gaan werken, kwamen ze al snel bij BEND uit.

Onze oplossing – Course Management

De basis van onze oplossing is Course Management. Dat is grotendeels een plug-and-play module die we in Microsoft Dynamics hebben ontwikkeld op basis van onze ervaringen uit het onderwijsveld. Course Management is simpel gezegd een cursusadministratiemodule. Het cursusaanbod wordt erin vastgelegd, inclusief zaken als een prijsstelling en de opzet van de training in dagdelen of sessies. Omdat je eenvoudig templates aanmaakt voor een cursus, zijn ze bovendien goed reproduceerbaar. Daarnaast koppel je ook zonder moeite trainers aan een sessie en maak je een instructeursplanning.

Draaiboek

Een handige feature is ook het draaiboek met taken, dat automatisch per cursus of per sessie klaargezet wordt. Zo’n taak wordt in de tijd weggezet en er wordt een medewerker aan gekoppeld. Het draaiboek volgt een vast stramien, maar Avans kan ook zelf taken toevoegen.

Een beetje maatwerk

Binnen DP&O zijn 3 teams, die een iets andere doelgroep en werkwijze hanteren. Hier hebben we bij het implementeren rekening mee gehouden, bijvoorbeeld in de deels geautomatiseerde communicatie richting de deelnemers. Hierdoor kan iedereen binnen de afdeling ermee uit de voeten, zodat er geen cursussen buiten het systeem meer beheerd hoeven worden.

Course Management is bovendien gekoppeld aan het HR-systeem dat Avans Hogeschool gebruikt. Hierdoor kan elke medewerker ook in onze Microsoft Dynamics-module terechtkomen. Hierdoor zie je eenvoudig welke opleiding door welke medewerker gevolgd is. In de toekomst wil DP&O een website met het cursusaanbod, van waaruit medewerkers zich kunnen inschrijven.

Het resultaat

Bovendien opent de implementatie de deur naar nieuwe functionaliteiten: we hebben DP&O gemigreerd naar een up-to-date Microsoft-omgeving, waardoor ze nu een platform hebben waarop doorontwikkeld kan worden. Uitbreiden met extra modules en functionaliteiten is nu een fluitje van een cent, en bovenal zijn ze nu in staat om flexibel in te spelen op toekomstige ontwikkelingen in hun vakgebied.

• Nieuwe fundering gelegd onder het proces van interne opleidingstrajecten
• 3 teams binnen DP&O werken nu allemaal volgens een gestandaardiseerde werkwijze
• Niet voor niets 1 van de allergrootste softwarepartijen ter wereld
• Voldoende ruimte voor maatwerk binnen de losse trajecten of cursussen, de basis is alles hetzelfde
• Er worden minder fouten gemaakt
• Werk is eenvoudiger
• Inschrijvingen kunnen sneller afgehandeld worden