Projectmanagement in Dynamics 365

Zodra de opdracht valt…

…start het project. De verkoopkans werd al bijgehouden in Dynamics, dus zodra een klant onze offerte accepteert, hebben we alle relevante informatie al bij de hand. De volgende stap is het aanmaken van een project. Dat doen we met een simpele klik. Nu is het zaak om vast te leggen wat de omvang qua aantal uren van het project is. Vervolgens kunnen onze consultants hun uren schrijven op dit project en regelen we de facturatie achteraf.

Binnen Dynamics 365 kunnen we eenvoudig per project zien hoeveel uren er beschikbaar waren, hoeveel er al gebruikt zijn en hoeveel we nog over hebben. Daarnaast is het heel eenvoudig om grotere projecten op te delen in projectonderdelen. Dat doen we bijvoorbeeld voor Kompas, waarbij elke sprint een projectonderdeel is. Klanten krijgen zo een exact overzicht van de kosten, zonder dat het veel tijd en moeite kost om dat overzicht te creëren. Dit valt of staat wel met een goede urenregistratie, maar dat hebben we met Dynamics 365 ook ontzettend makkelijk gemaakt.

Uren schrijven via Outlook

Het schrijven van uren is bij veel bedrijven een pijnpunt. Vaak moet dat in een losse applicatie, die niet altijd uitblinkt in gebruiksvriendelijkheid. Niet bij ons.

Het schrijven van je uren is letterlijk in een paar klikken geregeld. Het enige dat onze consultants hoeven doen, is in hun Outlook-agenda een afspraak vastleggen met een start- en eindtijd. Vervolgens kun je deze afspraak linken met Dynamics 365. Daarna hoef je alleen nog maar het goede project te kiezen en op te slaan. Dynamics 365 boekt het vervolgens automatisch weg. Een kind kan de was doen! Dit is standaardfunctionaliteit van Dynamics 365, die we bij organisaties met een complexere kostenstructuur makkelijk op maat kunnen maken.

Factureren via Dynamics 365

Zodra de uren ingediend zijn, moet iemand ze accorderen. Zodra dit gebeurd is, krijg je automatisch de mogelijkheid om een factuur op te laten stellen, die je na controle direct naar de klant kunt sturen. Die krijgt een overzicht van het aantal uren per projectonderdeel. Het uurtarief dat we eerder hebben afgesproken, ligt natuurlijk ook vast in Dynamics.

Nieuwe dimensies met rapportages

Je kunt de beschikbare data binnen Dynamics vanuit allerlei hoeken bekijken en met elkaar vergelijken. Dus natuurlijk zie je in een grafiek hoeveel uur er besteed is aan een project en hoeveel uren er nog beschikbaar zijn. En natuurlijk zie je dat ook over alle projecten van de afgelopen 6 maanden, als je dat wilt.

Bij BEND zijn we niet zo lang geleden begonnen met een nieuwe dimensie. Zo hebben we met onze consultants bepaalde doelen afgesproken, die we eenvoudig kunnen vastleggen. We kijken bijvoorbeeld naar het totaal aantal uren dat iemand beschikbaar is, en kunnen dankzij Dynamics 365 eenvoudig zien welk percentage daarvan facturabel is. Dit geeft ons de mogelijkheid om op tijd bij te sturen als dat nodig is.

Nog interessanter wordt het als we toekomstig werk ook meenemen. Weten we bijvoorbeeld dat er volgens afspraak nog 100 uur beschikbaar is voor een project dat eind oktober afgerond moet worden, dan kunnen we deze uren verdelen over de betrokken consultants. Hiermee zien we dan of ze ook in de toekomst de mogelijkheid hebben om voldoende facturabel te zijn, of dat er wel wat werk bij kan. Andersom kan natuurlijk ook: dan weten we dat we moeten opschalen.

De volgende stap is dat we ook de voorspellingen vanuit de verkoopkansen meenemen in dit overzicht. Dit zijn offertes die nog niet gevallen zijn, maar waarvan de kans wel groot is dat ze binnenkort vallen. Hierdoor kunnen we alvast in de toekomst kijken en daarop voorsorteren. Zo proberen we bij BEND elke dag weer een beetje beter te worden.