De toekomst van onderwijs: slim, snel en efficiënt

Een groeiende markt vraagt om innovatie

Met deze groei kwamen ook uitdagingen. De verschillende opleidingen werkten met hun eigen systemen en processen. Dit leidde tot inefficiëntie, een gebrek aan overzicht en toenemende complexiteit. “Iedere opleiding werkte op zijn eigen manier. Dat maakte het overzicht houden lastig. Sommige cursussen stonden op de website, andere niet. Daarnaast werkten we met verschillende (financiële) systemen. Vandaar dat we op zoek gingen naar een oplossing om alles centraal te organiseren”, vertelt Sylvia Wiener, data- en informatiespecialist bij NHL Stenden en projectleider voor de implementatie van het CRM-systeem bij de hogeschool.

Tijd voor verandering

Het was uiteindelijk de afdeling Financiën die het startsein gaf voor verandering. Niet-bekostigd onderwijs moet namelijk commercieel worden geadministreerd, wat verschilt van reguliere onderwijsstromen. De accountants benadrukten dat het huidige systeem niet meer voldeed. Dit gaf de doorslag om op zoek te gaan naar een toekomstbestendige oplossing. “De financiële administratie was een belangrijke aanleiding voor de verandering, maar al snel merkten we dat er nog veel meer voordelen te behalen waren. Zoals consistentie en overzicht op onze website, een uniformer proces en een betere samenwerking tussen afdelingen”, legt Sylvia uit.

Waarom Bend?

Bend was al een vertrouwde partner van NHL Stenden dankzij eerdere succesvolle projecten. Sylvia licht toe: “Het grootste voordeel voor ons was dat Bend een kant-en-klare oplossing op basis van Microsoft Dynamics had. Daardoor hoefden we niet vanaf nul te beginnen en konden we bouwen op hun ervaring. Ook hebben we bewust gekozen voor het Microsoft-systeem. Microsoft ontwikkelt zichzelf continue en wij liften mee op die innovaties. Dat geeft ons de zekerheid dat we met een toekomstbestendige oplossing werken.”

De oplossing: alles in één systeem

Samen met Bend werd een standaard blauwdruk ontwikkeld om de processen van NHL Stenden in kaart te brengen en te stroomlijnen. Met de input van een werkgroep, bestaande uit medewerkers van verschillende opleidingen, werden wensen en eisen zorgvuldig in kaart gebracht. Het resultaat: een implementatie van Microsoft Dynamics die alles centraliseert, inclusief course management.

Elke opleiding kan nu cursusinformatie zoals startdata, lestijden en contactinformatie zelf invullen in Dynamics. Deze gegevens worden automatisch gekoppeld aan de website, waardoor informatie altijd actueel is. Dit maakt niet alleen de informatievoorziening naar (potentiële) cursisten efficiënter, maar verbetert ook de professionele uitstraling. “Voorheen moest alles handmatig worden gedaan. Nu kunnen opleidingen zelf hun gegevens aanpassen in Dynamics, waarna alles automatisch wordt verwerkt. Dat scheelt enorm veel tijd”, zegt Sylvia. “Ook de financiële administratie is een stuk overzichtelijker geworden. Onze financiële afdeling heeft nu veel beter zicht op de geldstromen, wat zorgt voor een snellere en efficiëntere administratie en minder kans op fouten.”

Meer efficiëntie en personalisatie

Met de implementatie van Dynamics werkt NHL Stenden niet alleen overzichtelijker en efficiënter, maar zijn er ook verbeteringen rondom marketing en communicatie. “Data uit Dynamics maakt geautomatiseerde e-mails en campagnes mogelijk. Hier maken we bij populaire cursussen dan ook gebruik van”, vertelt Sylvia. “Bij kleinere groepen nemen we persoonlijk contact op om vragen te beantwoorden en deelnemers te ondersteunen. Zo combineren we geautomatiseerde processen met persoonlijke benadering. Daarnaast hebben we nu meer inzicht in de populariteit van cursussen. Dit helpt de marketing- en communicatieafdeling om hun uitingen te sturen en te optimaliseren.”

Blik op de toekomst

Hoewel de grootste stappen zijn gezet, blijft NHL Stenden innoveren. De samenwerking met Bend helpt daarbij. “Doorontwikkeling is belangrijk om ervoor te zorgen dat de gebruikers tevreden blijven met de ondersteuning van het systeem”, zegt Sylvia. “Het is geen project met een begin en eind, maar een continu proces. We kijken nu bijvoorbeeld naar het verzamelen van leads, geautomatiseerde certificaten en webpagina’s die specifieke informatie per cursus bieden. Met meer dan 300 opleidingen en een groeiend aanbod blijven we werken aan toegankelijkheid en efficiëntie.”

Dankzij de flexibiliteit van Microsoft Dynamics kan NHL Stenden met relatief lage kosten nieuwe processen en subprojecten integreren. Hierdoor groeit het systeem mee met de veranderende behoeften, en blijft de hogeschool vooroplopen in het aanbieden van professioneel en toekomstbestendig niet-bekostigd onderwijs.