Klantcase

Open dagen organiseren bij Zadkine met Dynamics

Automatisering verbetert processen rondom open dagen

Zadkine is een ROC in de regio Rotterdam. Met meer dan 15.000 studenten die ruim 150 verschillende mbo-opleidingen volgen, is het bepaald geen kleine partij. Je kunt je voorstellen dat het dan ook best wat tijd en energie vergt om voldoende nieuwe studenten te werven. Het organiseren van open dagen speelt natuurlijk een grote rol.

Vraag aan BEND

Om dit en andere processen te ondersteunen, zocht Zadkine naar een moderne CRM-oplossing. Na een marktconsultatie bij Microsoft kwamen wij als een van de geschikte implementatiepartners naar voren. We wonnen de aanbesteding en hebben inmiddels fase 1 al afgerond. In deze case lees je wat we gedaan hebben, welke vruchten Zadkine daarvan plukt en hoe het vervolg eruitziet.

Doel

Data centraal beschikbaar in een overkoepelend platform, niet meer in ‘losse eilandapplicaties’

Resultaten

Doelgerichter, efficiënter en persoonlijker communiceren met studiekiezers

Inzet

Microsoft Dynamics 365 Customer Insights and Journeys en BEND Education Manager

Wil jij op de hoogte blijven van de ontwikkelingen bij BEND?

Schrijf je in voor onze gratis online nieuwsbrief en blijf op de hoogte van al het nieuws rondom CRM, Microsoft updates en Bend!

Aanmelden nieuwsbrief

Studenten werven: een continue uitdaging

Zonder studenten ben je als onderwijsinstelling nergens. Logisch dus, dat er vanuit Zadkine veel focus ligt op het verbeteren van de communicatie richting potentiële en huidige studenten en alumni. In de strategische visie van Zadkine is dit dan ook een van de speerpunten. Wij zijn eerst aan de slag gegaan met de potentiële studenten, met de nadruk op de processen rondom open dagen.

Dat begon allemaal met de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Customer Insights and Journeys. Een hele mond vol, die we vanaf nu voor het gemak Dynamics Journeys noemen. De implementatie is volledig afgestemd op de wensen van Zadkine en verliep vlotjes.

In de praktijk betekent dit dat er nu veel meer inzicht is in de wereld van studiekiezers. Er is een centraal systeem waarin we bijvoorbeeld vastleggen wie zich aanmeldt voor een open dag of meeloopdag, wie een webinar volgt en wie een bepaalde brochure downloadt.

Dynamics Journeys gekoppeld met Education Manager

Een belangrijk deel van onze oplossing bij Zadkine is de BEND Education Manager. Die zorgt voor een koppeling met Eduarte, een studentinformatiesysteem. Hierdoor kan Zadkine bijvoorbeeld zien welke studiekiezer zich daadwerkelijk ingeschreven heeft, maar ook bijhouden wie interesse heeft in welke opleiding.

Dat zit zo: in Eduarte houdt Zadkine alles bij over de opleidingen die ze geven. Dankzij de koppeling met Dynamics Journeys via de Education Manager is deze informatie dus ook beschikbaar in Dynamics Journeys. Hierdoor kan Zadkine bijvoorbeeld gericht communiceren op basis van interesses, waardoor de kans groter is dat je een studiekiezer overtuigt. De registratie van studentgegevens en het bewaren ervan heeft zo dus zijn waarde bij het organiseren van open dagen en de opvolging daarvan.

Automatisering werkt

Naast het verbeteren van de processen, is het efficiënter maken ervan natuurlijk ook belangrijk. Het organiseren van een of twee open dagen per jaar is al bewerkelijk, laat staan de meerdere meeloopdagen per maand die Zadkine organiseert. Daarom hebben we vanaf het begin meegeholpen bij het inrichten van klantreizen, waardoor er voor allerlei processen nu verschillende zaken geautomatiseerd zijn.

Aanwezigheid bijhouden met QR

Er worden bijvoorbeeld automatisch e-mails verzonden als iemand zich inschrijft voor een open dag, de aanwezigheid op een evenement wordt eenvoudig in Dynamics geregistreerd via een QR-code, en dankzij de koppeling met Eduarte worden meeloopdagen automatisch op de website bij de juiste opleidingen geplaatst. Je kunt op een open dag zelfs direct een afspraak maken voor een studiekeuzegesprek bij een SLB’er via Microsoft Bookings, wat een product is dat via het Power-plaftorm uitstekend aansluit op Dynamics. Al deze zaken schelen niet alleen veel tijd, maar verlagen ook het risico op menselijke fouten.

Hoe nu verder?

Een kijkje in de toekomst

Hoewel er al ontzettend veel gebeurd is, zijn we nog niet klaar. Stap voor stap zorgen we dat ook de communicatie met huidige studenten en alumni verbetert door specifieke klantreizen aan te maken in Dynamics. Daarbij besteden we extra aandacht aan de groep ‘aanmelders’: dit zijn potentiële studenten die zich hebben aangemeld voor een studie. Zadkine wil met behulp van Dynamics zorgen voor de juiste follow-up, zodat ze bijvoorbeeld twijfelaars kunnen overtuigen en inschrijvers de juiste vervolgstappen laten zetten. Ook gaan we later nog aan de slag met het optuigen van centraal relatiebeheer. Kortom: er is nog genoeg te doen!

Benieuwd hoe wij jouw onderwijsinstelling kunnen helpen?

Neem vrijblijvend contact met ons op.

Contact